一、责任单位和责任人
责任单位：新青区档案局（馆）　　
责任人：承办人A、承办人B、局长
二、行使依据
1、《国务院办公厅关于保留部分非行政许可审批项目的通知》：国办发［2004］62号第205项政府部门或单位与外国团体和组织签订含有利用档案内容的协定备案。实施机关：省级以上人民政府档案行政管理部门。
2、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》第三条：外国组织和个人根据与我国各级政府及其工作部门签订的有关文化交流协定而利用我国各级国家档案馆的档案者，可通过签订协定的我国有关部门介绍，向有关档案馆提出申请。以其它途径利用中央级和省(自治区、直辖市)级国家档案者可向国家档案局或有关档案馆提出申请；利用地区(市、州、盟)级和县(市、区、旗)级国家档案馆档案者可向国家档案局或有关省(自治区、直辖市)档案行政管理部门提出申请。申请者须说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。除为查取本人及其亲属历史证明而利用档案外，申请皆应提前三十天送到。
三、办理条件
1、利用已经开放的档案;
2、不涉及国家安全和重大利益的档案。
四、申报材料
1、政府有关部门或单位与外国团体和组织签订含有利用档案内容的协定副本;
2、政府有关部门或单位的初审意见。
五、办理程序
1、申报。申报人提供申报材料，交区档案局待办。
2、受理。由区档案局受理。
3、审核。区档案局召开会议进行初步审核，B角整理并验证申报材料是否全面、属实，A角将结论上报区分管领导复审。
4、批准。复审合格由区档案领导签发文件批准，不合格不予批准。
六、办事时限
审批工作在3个工作日办理完毕，特殊情况可延长7个工作日。
七、公开公示
本制度文本在新青政府网站（www.520xysc.com）长期公布，审批结果在该网站公示7天。
八、监督检查
执行《新青区关于规范权力运行制度监督检查办法（试行）》。
九、责任追究   　　　　　　　
执行新青区关于《违反规范权力运行制度责任追究办法（试行）》。
附流程程序图：